Q1-1

交通費支出などをやっている同窓会なんて聞いたことがないので、支給する必要はない。

A1-1

埼玉県立桶川高等学校、埼玉県立坂戸西高等学校など、複数の高校の同窓会に交通費支給規定があります。社会人になれば生活の拠点が埼玉にない人も増え、神奈川や千葉から同窓会活動のために埼玉まで来ると1日2,000円以上の交通費を自己負担することも考えられます。無報酬で同窓会に貢献してくれる人に、必要経費を支出することは組織として当然対応すべきことです。

Q1-2

交通費を惜しんで会議に出席しないものからは良い意見・活動はおそらく期待出来ないのではないか。

A1-2

埼玉県立桶川高等学校、埼玉県立坂戸西高等学校など、複数の高校の同窓会に交通費支給規定があります。社会人になれば生活の拠点が埼玉にない人も増え、神奈川や千葉から同窓会活動のために埼玉まで来ると1日2,000円以上の交通費を自己負担することも考えられます。無報酬で同窓会に貢献してくれる人に、必要経費を支出することは組織として当然対応すべきことです。

Q1-3

微々たる交通費などをいただかなくても、卒業生代表として同窓会会議に参加するという「美徳」が良い。

A1-3

そもそも経費とは自己申告で申請するもので、手当として一律支給するわけでも、受け取りを強要するものでもありません。そのような精神で同窓会活動をされている方は交通費の申請をしなければ、その意思を全うすることができます。個人の「美徳」はその人のお気持ちに留めておけば良く、交通費支給規定自体がいらないという理由にはなりません。

Q1-4

皆働いているのだから、自腹で良いのではないか。

A1-4

正会員には専業主婦や学生など、収入が無い人も含まれます。また、今後、年数を経れば年金生活となる会員も発生することになります。収入が無くても同窓会に貢献したいという人を排除しない環境を整えることは、健全な組織であれば当然対応すべきことです。

Q1-5

経済的に厳しい学生だけで良いのでは？対象を拡大するならば、卒業後○年間という制限を設けてはどうか。

A1-5

経済的に厳しいのは学生だけとは限りません。住宅ローンや子供の教育費を抱えているため、お昼ご飯を100円マックで済ませるサラリーマンもいます。また、個人の経済状態を勘案して対象者を限定することはプライバシーにも関わるため、公平な運用ができず、現実的ではありません。

Q1-6

自腹で良いという意見の人だけが集まって同窓会活動を行えば良いのでは？

A1-6

現時点でも理事会の参加率が低く、役員の引き受け手を探すのにも苦労している状況です。報酬も出ない中で、善意で引き受けてくれた人に負担を強いていると、そのうちに本当に役員を引き受ける人がいなくなる恐れがあります。
　また、個人の善意に任せた活動を前提としていると、逆に同窓会を私物化することに繋がりかねませんので、今後、健全な組織運営を行っていくためには、経費をきちんと支出する体制を整える必要があります。

Q2-1

同窓会のために、正会員の有志で自主的に会合を行った。総会で提案する議案を作成したが、交通費の支給対象になるのか。

A2-1

総会、理事会、四役会以外の会議や会合については、四役会が認めたものに限ります。事前に四役会に日時、開催目的および出席者を連絡し、支給対象になるのか確認して下さい。

Q2-2

同窓会の運営に必要な会合や作業をどのように確認するのか。出張や学校訪問についても、母校が懐かしくて用も無いのに学校を訪問した場合の交通費や、世間話をしていただけの会合の分まで支給対象になるのではないか。

A2-2

開催目的および出席メンバーが同窓会の運営に必要なものかどうかを、四役会で確認します。また、会計報告では、交通費の支出が適正に行われたかどうかを内部監査でチェックし、総会において正会員に諮ることになります。出張や訪問については、正会員から内訳の開示を求められた場合には、実施日、目的および出席者等の情報を開示しますので、不要な支出が無かったことを正会員であればどなたでも確認できる体制を取るとともに、不正が発覚した場合には支給金額の返還を求めることとします。

Q2-3

理事会に交通費などを出したら、定期券を持っている人の良い小遣い稼ぎに悪用されるのではないか。

A2-3

規定上は「定期券区間を除いて申請」することとなっています。ある程度は正会員の善意に任せることになりますが、不正が発覚した場合には支給金額を返還してもらうこととします。

Q2-4

理事会に交通費などを出したら、タダで帰省したい人などに悪用されるのではないか。

A2-4

年間2回しか開催されない理事会に、帰省目的で理事に立候補する人がどれだけいるのでしょうか。また、理事会に人を呼びたくて年次理事補助金制度を立ち上げ、補助金を支給しているくらいなのに、交通費を出せば参加してくれる人が増えるのであれば、むしろ喜んで支出すべきでしょう。
なお、ちゃんと理事会に出席して理事の業務を遂行したのであれば、その後実家に帰るのも遊びに行くのも個人の自由ですので、同窓会としてその行動を妨げるものではありません。

Q2-5

専門委員会の委員だけで会合を行った場合の交通費も、支給対象になるのか。

A2-5

四役会が認めた会合であれば対象になります。ただし、経費は原則として専門委員会の予算の枠内で処理しますので、交通費の支出が見込まれる場合には、予めその専門委員会の予算として計上し、総会で承認を得る必要があります。

Q2-6

四役が交代する際に、前任者と業務の引き継ぎを行った時の交通費は対象になるのか。四役以外の専門委員が引き継ぎする場合は、対象になるのか。

A2-6

四役会が認めた会合であれば対象になります。会長・副会長・会計の業務の引き継ぎに伴う交通費は交通費予算の枠内で処理します。専門委員の引き継ぎは、A2-5と同様です。

Q2-7

四役は総会に出席するための交通費が支給対象なのに、理事や役員以外の正会員には交通費が出ないのはなぜか。

A2-7

四役が総会に出席することは、事業報告等、議案の説明責任を伴う業務のためですが、理事や役員以外の正会員は総会に出席する義務は無いため（業務ではないことから）交通費支給の対象外となります。

Q2-8

四役に欠員が生じて、期中から業務を行っている。総会承認前に発生した交通費は支給対象になるのか。

A2-8

会則第9条（役員の任期）第2項に定めた「副会長、監事および会計に欠員が生じたときは、四役会で補充できるものとし、その役員の任期は、前任者の残任期間とする。」に該当する場合にはその業務を行っている間の交通費は支給対象となります。ただし、総会で否認された場合、総会終了後は役員ではなくなるため、帰りの交通費は自腹となります。

Q2-9

四役会、理事会、専門委員会の打合せ場所に公共施設を利用した。事前に窓口で利用料金を払う必要があり、会場まで行った際の交通費は支給対象になるのか。

A2-9

四役会がその手続きが必要だと認めた場合には支給対象になります。ただし、当日精算でも可能な会場にもかかわらず敢えて出向く等、必要ではない経費については対象外となります。

Q2-10

理事ではない正会員が、理事会や専門委員会の活動に興味があり、会議を傍聴した。提案や意見も取り上げられたが、交通費は支給対象になるのか。

A2-10

オブザーバー参加は業務ではないので、交通費支給の対象外となります。

Q2-11

同窓会活動に必要な会議の予約や資料の取り付けを、家族（正会員以外）に代行してもらった。その際の家族の交通費は支給対象になるのか。

A2-11

支給対象者は正会員のみとなります。同窓会業務の手伝いであっても、正会員以外の交通費は支給対象外です。

Q3-1

理事会当日が出張中で、大阪から新幹線で駆けつけた。新幹線代は支給対象になるのか。

A3-1

細則第11条（交通費の支給額）に「交通費の支給額は自宅から会場までの往復の費用」とあるとおり、原則として自宅から会場までの交通費が支給対象となります。
ただし、同条第2項に「自宅以外の場所から会場に向かう場合や、移動経路に定期券区間が含まれている場合などで、その交通費の方が安価であれば、実際にかかった費用を対象とする。」とあるとおり、大阪に自宅があって東京出張中の場合などは、出張先から会場までが支給対象となります。 なお、その場合でも細則第9条（交通費）第2項「鉄道運賃は普通運賃を支給する。急行料金、特急料金、座席料金は支給しない。」にあるとおり、普通運賃のみとなります。

Q3-2

福岡に転勤になったが、都合が合えば理事会に出席したい。LCC等を利用してなるべく安い航空会社を使うように努めるが、航空券代は交通費の支給対象になるのか。

A3-2

飛行機は公共交通機関ではありますが、航空券代は支給対象外です。

Q3-3

公共交通機関とあるが、タクシーや路面電車の運賃も交通費に含めて良いのか。

A3-3

タクシーは、駅から遠く路線バスも無い等、他に交通手段がない場合のみ支給対象とします。なお、その場合にはタクシー代の領収書に乗車地と降車地を明記して申請して下さい。
　路面電車は鉄道およびバスと同様に支給対象となります。

Q3-4

同じ理事会に出席しているのに、四役と理事で支給金額が異なるのはなぜか。

A3-4

四役は年度末に他の経費の精算に含めるため、実費での精算が可能ですが、理事については小銭の事前準備などが必要になるので、実費精算が難しいことから500円単位の切り上げとしています。

Q3-5

同じ理事会に出席しているのに、500円単位に切り上げられて得した金額が異なるのは不公平ではないか。

A3-5

A3-4のとおり、支給する際の事務処理の手間を省く観点から切り上げとしています。実際にかかった交通費に対して支給するという点で公平な制度にしています。

Q3-6

ICカード運賃と現金運賃、どちらで申請すれば良いか。

A3-6

その経路の正しい運賃であれば、どちらもOKです。ただし、実際にかかった交通費を原則としますので、より廉価な交通費を選択できる場合には、経費節減にご協力下さい。

Q4-1

なぜ理事にも銀行振込で支給しないのか。

A4-1

理事全員の口座情報を管理することは、個人情報の漏えいリスクや口座情報が違っていて振込できない等の事務リスクが生じる可能性があるため望ましくありません。また、振込手数料が都度発生するため、より経費がかかることになることから当日現金での精算としています。

Q4-2

理事にはsuica等プリペイド式カードを予め渡して、そこから交通費を精算してもらえば良いのではないか。

A4-2

就任以来一度も出席したことがない理事が過半数を占める中で、事前にプリペイド式カードを渡すことも、使い終わった後に返却することも現実的ではありません。現在出席していただいている理事の方も毎回来られるかどうか判らないため、当日精算する以外の手段は取れません。

Q4-3

事前に申請するのを忘れて来てしまったが、交通費をもらえないのか。

A4-3

原則として、理事会開催案内に記載された期日までに申し出なかった場合は申請が無いものとして取り扱います。

Q4-4

事前に申請したが、当日予定が変わって（例えば、車で来た人に、定期区間内の駅や自宅まで送ってもらう等）結果的に交通費がかからなかった場合には、どのように手続きすればよいか。

A4-4

当日申し出ていただければ結構です。申請額を受け取る場合には交通費の受領確認書に署名をしていただきますので、受け取らない場合にはサインは不要です。

Q4-5

手続きの煩雑さから、会計を引き受ける人がいなくなるのではないか。

A4-5

年2回しかなく、他の業務の方が充分煩雑なので、これを理由として引き受けないという程の負担ではないものと思います。また、現在は理事会の出席者が少ないため、対象者は一桁台ですが、将来的に数十人規模の参加者が集まるようになった場合、支給要件および支給方法の見直しを検討します。